Timeplanned vs My Music Staff / TutorBird: die Platzhirsche im ehrlichen Vergleich

Fangen wir mit dem verdienten Lob an. My Music Staff ($16.95/Monat, 30 Tage kostenlos testen) ist aus guten Gründen die Standardwahl für Musikschulen: Schülerdatenbank mit Fortschritts-Tracking, Anwesenheit, Rechnungen mit Online-Zahlung über Stripe und PayPal, Website-Baukasten mit Hosting, unbegrenzter Dateispeicher für Noten und — Funktionen, auf die Timeplanned keine Antwort hat — eine Leihverwaltung für Instrumente und Noten, ein Übungstagebuch, das Schüler zwischen den Stunden führen, Gehaltsabrechnung für Schulen mit mehreren Lehrkräften und SMS-Erinnerungen ohne Aufpreis.

TutorBird (dasselbe Modell: $16.95 + $4.95 pro zusätzlicher Lehrkraft) bietet das Gleiche für Nachhilfe-Betriebe und ergänzt automatische Mahngebühren sowie ein Schüler-/Eltern-Portal mit Selbstbuchung nach den Anmelderegeln der Schule. Beide Produkte legen auf die Testphase noch eine 90-Tage-Geld-zurück-Garantie drauf. Rezensenten loben durchgängig die Tiefe: Alles zu einem Schüler — Stundenplan, Rechnungen, Unterrichtsnotizen, die Eltern lesen können, Dokumente — liegt an einem Ort, und Schulen berichten von mehreren gesparten Verwaltungsstunden pro Monat.

Wenn deine Schule Instrumente verleiht, Übungsaufgaben trackt, Lehrkräften ein berechnetes Gehalt zahlt oder auf SMS-Erinnerungen angewiesen ist, sind die Platzhirsche heute die sicherere Wahl. Das ist die unverblümte Version dieses Vergleichs.

Dieselben Bewertungsseiten, die 4,8 Sterne vergeben, tragen ein konsistentes Bündel an Beschwerden — und die drehen sich eher ums Alter als um fehlende Funktionen. My-Music-Staff-Rezensenten beschreiben eine echte Lernkurve (die Firma bietet zum Ausgleich ein kostenloses Einführungsgespräch an), träge Performance und Interface-Aussetzer, ein Notizen-Tool, das ein Rezensent „schwach, umständlich und unintuitiv“ nennt, und eine mobile Erfahrung, die sich Nutzer immer wieder besser wünschen. Eine wiederkehrende Beschwerde auf Elternseite ist die Zahlungs-Hürde — in den Worten eines Rezensenten: Kunden sollten nicht „das Handy zücken und sich durch einen Haufen Links klicken“ müssen, um zu bezahlen.

TutorBirds Muster ist ähnlich, plus zwei eigene Punkte: Support-Antworten, die laut Rezensenten bei technischen Problemen bis zu ein paar Wochen dauern können, und keine Drittanbieter-Integrationen — kein Kalender-Sync nach Google oder Outlook, wie Rezensenten ihn erwarten, und keine Möglichkeit, andere Apps anzubinden.

Nichts davon macht die Produkte schlecht. Es macht sie zu ausgereiften Produkten mit fünfzehn Jahren Interface-Geschichte im Gepäck — und genau das ist der Trade-off gegen ein neueres Tool mit weniger Funktionen und einem saubereren Kern.

Timeplanneds Wette lautet: Die meisten Solo-Lehrkräfte und kleinen Schulen nutzen nur einen Bruchteil der Funktionsfläche der Platzhirsche — und die tägliche Schleife aus wiederkehrendem Stundenplan, Anwesenheit und Monatsabrechnung sollte modern und schnell sein. Konkret die Unterschiede, die im Alltag zählen:

• Kalender-Sync in beide Richtungen mit Google Kalender und Outlook, sodass Unterricht neben den privaten Terminen lebt und Doppelbuchungen unmöglich sind — genau die Integration, nach der TutorBird-Rezensenten fragen.
• Ein Mitglieder-Portal mit passwortlosem E-Mail-Login, in dem Schüler und Eltern kommende Stunden, verbleibende Zehnerkarten-Einheiten und den Zahlungsstatus sehen — Eltern sehen alle Kinder in einer Ansicht, ohne sich durch Links klicken zu müssen, um den Kontostand im Blick zu behalten.
• SEPA-Lastschrift-Einzug über Stripe für Lehrkräfte, die in Euro abrechnen: Das Mandat wird einmal erteilt, die Monatsbeträge werden automatisch abgebucht, und der Zahlungsstatus aktualisiert sich, sobald das Geld eingeht — die „Rechnung hinterhertragen“-Schleife entfällt für europäische Schulen komplett.
• Eine persönliche Buchungs-Website unter dein-name.timeplanned.com mit Probestunden- und Kontaktformular; das Bestätigen einer Anfrage legt die Schülerakte automatisch an.
• Gruppenkurse mit Kapazität und Wartelisten: Teilnehmerzahl deckeln, Neue in die Warteschlange, per Klick nachrücken lassen — die Anwesenheit fließt in die Abrechnung jedes Mitglieds.
• Ein modernes, schnelles Interface auf Handy, Tablet und Laptop — das, was sich die Rezensenten der Platzhirsche am häufigsten wünschen.

Symmetrie verlangt die Gegenliste, also hier ist sie: Timeplanned hat keine Leihverwaltung, kein Übungstagebuch, keine Gehaltsabrechnung, keine SMS-Erinnerungen (heute nur E-Mail), keinen Website-Baukasten über die Buchungsseite hinaus und keine automatischen Mahngebühren. Wenn einer dieser Punkte für deine Schule tragend ist, ist das ein echter Grund für den Platzhirsch — und keiner, den Marketing-Texte dir ausreden sollten.

Die ehrliche Einordnung: My Music Staff und TutorBird sind Schul-ERPs. Timeplanned ist ein fokussierter Kern aus Terminplanung, Anwesenheit und Abrechnung mit moderner Oberfläche. Welches du willst, hängt davon ab, ob die Zusatzmodule Dinge sind, die du nutzt — oder Dinge, an denen du vorbeiscrollst.

Alle Preise in USD, Stand August 2026. Die Strukturen ähneln sich — Grundpreis plus Aufschlag pro Lehrkraft —, was den Vergleich ungewöhnlich sauber macht:

• Solo-Lehrkraft: My Music Staff / TutorBird $16.95/Monat; Timeplanned $9.99/Monat oder $99/Jahr (~$8.25/Monat), Founding Members $5.99/Monat auf Lebenszeit.
• Schule mit drei Lehrkräften: Platzhirsche $16.95 + 2 × $4.95 = $26.85/Monat; Timeplanned $9.99 + 2 × $4.99 = $19.97/Monat — beide Modelle teilen Schüler und geben jeder Lehrkraft einen eigenen Stundenplan.
• Testphasen: 30 Tage (Platzhirsche, mit 90-Tage-Geld-zurück-Garantie) vs 60 Tage (Timeplanned, ohne Kreditkarte). Beides sind ehrliche Testphasen mit vollem Funktionsumfang.
• Jeder Tarif auf beiden Seiten enthält unbegrenzt viele Schüler — niemand in diesem Vergleich berechnet pro Schüler.

Drei Fragen entscheiden es für die meisten Schulen:

• Brauchst du die Schul-ERP-Module — Leihverwaltung, Übungstagebuch, Gehaltsabrechnung, SMS? Ja: Nimm My Music Staff oder TutorBird; diese Funktionen sind real, und Timeplanned hat sie nicht.
• Ist dein Schmerzpunkt die tägliche Schleife — wiederkehrende Terminplanung, Anwesenheit, Monatsabrechnung, bezahlt werden ohne Hinterherlaufen? Nimm Timeplanned; diese Schleife ist das ganze Produkt, sie synchronisiert mit deinem echten Kalender und kostet $7/Monat weniger.
• Bist du in Europa und rechnest in Euro ab? Timeplanneds SEPA-Lastschrift ist ein struktureller Vorteil, den kein Platzhirsch bietet; zusammen mit dem Mitglieder-Portal beseitigt sie die Zahlungs-Hürde auf beiden Seiten. (Zum Abrechnungsmodell selbst siehe Abrechnung für Musikschüler und Terminplanung für Musiklehrer.)