Timeplanned vs Calendly für Lehrkräfte: zwei Werkzeuge für zwei verschiedene Jobs

Calendlys Kernjob ist es, das Hin und Her bei Einzelterminen abzuschaffen, und darin ist es großartig. Jeder kann einen Slot aus deiner Live-Verfügbarkeit wählen; Konflikte mit deinem Google- oder Outlook-Kalender werden automatisch geprüft; Zeitzonen werden unsichtbar gehandhabt; Erinnerungen gehen pünktlich raus. Der kostenlose Tarif — ein Event-Typ, ein verbundener Kalender — reicht für einfache Nutzung, und da kann Timeplanned nicht mithalten: Timeplanned hat eine 60-tägige kostenlose Testphase, aber keinen dauerhaft kostenlosen Tarif.

Das Integrations-Ökosystem ist der zweite echte Sieg. Calendly verbindet sich mit CRMs, Zapier, Webhooks und kassiert auf dem Standard-Tarif (rund $10 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung) Zahlungen direkt bei der Buchung über Stripe oder PayPal. Wenn dein Unterrichtsgeschäft von Probe-Beratungen lebt, die Fremde über einen Instagram-Link buchen — Kennenlerngespräche, Einstufungen, Schnupperstunden —, dann bedient Calendly diesen Funnel besser als jedes unterrichtsspezifische Tool, Timeplanned eingeschlossen.

Und Calendly steht nicht still: Seit Mitte 2026 pilotiert es Prepaid-Terminpakete (in privater Beta) — ein erster Schritt Richtung Zehnerkarten-Modell, das Lehrkräfte brauchen. Ein ehrlicher Vergleich sollte davon ausgehen, dass Calendlys Zahlungsfunktionen weiter wachsen.

Hier ist die Mechanik, die den Vergleich entscheidet. Calendly hat keine Funktion für wiederkehrende Buchungen: Der eigene Support bestätigt, dass ein Kunde, der einen festen wöchentlichen Termin will, jede Stunde einzeln buchen, den Kalendereintrag außerhalb von Calendly auf Wiederholung stellen oder einen Zapier-Workaround basteln muss. Das ist kein Versehen — es folgt aus Calendlys Modell, in dem jede Buchung eine unabhängige Transaktion gegen offene Verfügbarkeit ist.

Ein Unterrichtsbetrieb dreht dieses Modell um. Der Dienstag-17-Uhr-Slot ist kein offenes Inventar — er gehört Emma, jede Woche, bis auf Weiteres. Nicht die Verfügbarkeit ist das knappe Gut, das verkauft wird, sondern die Beziehung. In Timeplanned legst du Emmas wöchentlichen oder vierzehntäglichen Termin einmal an, und jede zukünftige Stunde wird automatisch erzeugt, Ferienausnahmen inklusive — denn für eine Lehrkraft ist die wiederkehrende Serie das eigentliche Objekt, kein Workaround.

Alles Weitere im Vergleich folgt aus dieser Weggabelung. Anwesenheitserfassung ergibt nur Sinn, wenn dieselbe Person wiederkommt (Calendly hat keine; Timeplanned erfasst bei jedem Besuch ein Ergebnis pro Schüler). Monatsabrechnung im Nachhinein ergibt nur Sinn gegen ein Anwesenheitsprotokoll (Calendly kassiert per Karte pro Buchung im Moment der Buchung; Timeplanned berechnet den Monat aus dem, was tatsächlich stattgefunden hat — wer in Euro abrechnet, zieht per SEPA-Lastschrift über Stripe ein). Schülerakten mit Eltern, Notizen und Historie ergeben nur Sinn bei wiederkehrenden Schülern (Calendly hat generische Kontakte; Timeplanned hat einen Schülerstamm mit Mitglieder-Portal, in dem Schüler und Eltern kommende Stunden und den Zahlungsstatus sehen).

Calendlys Gruppen-Events lassen viele Eingeladene denselben Slot buchen, mit Live-Zähler der verbleibenden Plätze — gebaut für Webinare und Workshops, und darin gut. Was fehlt, ist die Teilnehmerliste: keine Anwesenheit pro Mitglied, keine Historie, wer bei den letzten sechs Terminen da war, kein Nachrücken von der Warteliste, wenn ein Stammgast ausfällt.

Ein wöchentlicher Fitnesskurs oder Gruppenunterricht braucht genau diese Listen-Mechanik: Timeplanned deckelt den Kurs auf eine feste Größe, setzt Neue auf eine Warteliste, wenn er voll ist, rückt sie mit einem Klick nach, sobald ein Platz frei wird, und erfasst die Anwesenheit pro Mitglied und Termin — die dann in die Monatsabrechnung jedes Mitglieds fließt. Wenn dein „Gruppen-Event“ ein einmaliger Workshop mit Fremden ist, passt Calendlys Modell. Wenn es jeden Donnerstag dieselben zwölf Leute sind, passt es nicht.

Preise mit Stand August 2026, beide in USD:

• Calendly Free: $0 — ein Event-Typ, ein Kalender; wirklich nützlich, und Timeplanned hat keinen vergleichbaren Gratis-Tarif.
• Calendly Standard: rund $10 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (~$12 monatlich) — Zahlungen bei der Buchung, unbegrenzte Event-Typen, Integrationen.
• Timeplanned: $9.99 pro Monat oder $99 pro Jahr, alle Funktionen inklusive; Founding Members sichern sich $5.99 pro Monat auf Lebenszeit; 60 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
• Eine Schule mit drei Lehrkräften: Calendly Standard rechnet pro Nutzer (~$30/Monat bei jährlicher Zahlung); Timeplanned kostet $9.99 plus $4.99 pro zusätzlicher Lehrkraft (~$20/Monat), gemeinsame Schüler und Rollen inklusive.

Entscheide danach, welche Situation deine Woche dominiert:

• Überwiegend Einzeltermine mit neuen Leuten — Beratungen, Einstufungen, Kennenlerngespräche: Calendly, ohne Zögern. Der Gratis-Tarif könnte alles sein, was du brauchst.
• Überwiegend wiederkehrende Schüler, die du auch abrechnen musst: Timeplanned — wiederkehrender Stundenplan, Anwesenheitsprotokoll und Monatsabrechnung sind hier das Produkt, keine Workarounds.
• Beide Funnels gleichzeitig: Manche Lehrkräfte nutzen Calendly für eingehende Probetermine und Timeplanned für den eigentlichen Unterrichtsbetrieb. Das ist ein vernünftiger Stack — wobei Timeplanneds eigene Buchungsseite mit Probestunden-Anfrageformular (dein-name.timeplanned.com) den Eingangs-Schritt für die meisten Solo-Lehrkräfte abdeckt.
• Prepaid-Pakete an nicht wiederkehrende Kunden verkaufen: Behalte Calendlys Terminpakete-Beta im Auge — wenn sie breit ausgerollt wird, schrumpft die Lücke für Coaches; bis dahin bleiben Pakete plus Anwesenheit plus nachträgliche Abrechnung das Terrain der Unterrichts-Tools (siehe den Zehnerkarten-Ratgeber).

Eine konkrete Woche: eine Nachhilfelehrerin mit 22 wiederkehrenden Schülern und zwei eingehenden Anfragen. In Calendly erzeugen die 22 Stammschüler 22 wöchentliche Buchungs-Pflichtaufgaben oder eine Zapier-Bastelei, für die Monatsabrechnung existiert kein Anwesenheitsprotokoll — und die zwei Anfragen buchen mühelos. In Timeplanned laufen die 22 Terminserien von selbst und der Monat berechnet sich aus der Anwesenheit, während die zwei Anfragen über das Probestunden-Formular der Buchungsseite hereinkommen und bei Bestätigung zu Schülerakten werden.

Diese Asymmetrie ist der ganze Vergleich. Calendly ist eine hervorragende Eingangstür und ein schlechter Aktenschrank für einen Unterrichtsbetrieb; Timeplanned ist als Aktenschrank gebaut, mit einer brauchbaren Eingangstür. Wenn dein Kalender überwiegend aus denselben Gesichtern jede Woche besteht, schau dir das wiederkehrende Modell für dein Fach an: Software für Nachhilfelehrer, Terminplanung für Musiklehrer oder Terminplanung für Sprachlehrer.