Fahrstundenplaner: Vorlage und App für die Fahrschule

Jeder Fahrstundenplaner verwaltet zwei Terminarten, die nach unterschiedlichen Regeln laufen. Die Zahlen unten geben die Fahrschüler-Ausbildungsordnung (FahrschAusbO) mit Stand Oktober 2026 wieder.

Der Theorieunterricht findet in der Gruppe statt, mit Anwesenheit vor Ort. Der Grundstoff umfasst mindestens 12 Doppelstunden zu je 90 Minuten (sechs, wenn der Fahrschüler schon einen Führerschein hat), dazu kommt der Zusatzstoff der Klasse, bei Klasse B zwei Doppelstunden. Jedes Thema muss der Fahrschüler mindestens einmal besuchen, er darf Themen wiederholen, und mehr als zwei Doppelstunden am Tag sind nicht erlaubt.

Die praktische Ausbildung ist Einzelunterricht: Im Auto sitzt immer genau ein Fahrschüler (§ 5 Abs. 8 FahrschAusbO). Geplant wird in Einheiten von 45 Minuten. Eine Mindestzahl an Übungsstunden gibt es nicht, wohl aber die besonderen Ausbildungsfahrten, für Klasse B fünf Überlandfahrten, vier Autobahnfahrten und drei Nachtfahrten zu je 45 Minuten.

Die Reihenfolge ist wichtig: Erst kommt das, was für alle Fahrschüler fest ist, dann das, was jeder einzeln bucht.

• Theorieabende festlegen — zwei feste Abende pro Woche, zum Beispiel dienstags und donnerstags um 18:30 Uhr, je 90 Minuten. Bei Klasse B mit 14 Doppelstunden (12 Grundstoff, 2 Zusatzstoff) ist ein Durchlauf mit zwei Abenden nach sieben Wochen fertig, mit einem Abend nach 14 Wochen. Weil sich die Themen wiederholen, kann ein neuer Fahrschüler an jedem Abend einsteigen.
• Themen rotieren lassen — schreib die Themen in eine feste Reihenfolge und vergib sie Abend für Abend der Reihe nach. Hast du zwei Abende, starte den zweiten in der Mitte der Liste, damit nicht in derselben Woche zweimal dasselbe Thema läuft.
• Fahrzeiten je Fahrlehrer — lege für jeden Fahrlehrer fest, wann er fährt, zum Beispiel Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr, in 45-Minuten-Einheiten. Eine Doppelstunde sind zwei Einheiten am Stück.
• Sonderfahrten bewusst setzen — Nachtfahrten brauchen Dunkelheit und rutschen im Sommer weit in den Abend, Autobahnfahrten brauchen die Anfahrt zur nächsten Autobahn. Plane sie als Doppeleinheiten und nicht in die letzte Lücke des Tages.
• Luft lassen — Prüfungsfahrten, Pausen zwischen zwei Fahrschülern und der Weg zum Treffpunkt kosten Zeit. Ein Plan, der jede Minute verplant, hält keinen Dienstag durch.

Für den Anfang reicht eine einfache Tabelle. Bewährt hat sich dieser Aufbau:

• Eine Spalte je Wochentag und darin je Fahrlehrer eine Unterspalte, Montag bis Samstag.
• Zeilen in 45-Minuten-Schritten, etwa von 7:30 bis 19:30 Uhr, plus eine Zeile für den Theorieabend.
• In jeder Zelle der Name des Fahrschülers und die Art der Fahrstunde als Kürzel: Üst für die Übungsstunde, UL für Überland, AB für Autobahn, NF für Nacht.
• Ein zweites Blatt mit der Themenliste der Theorie und dem Datum, an dem jedes Thema dran ist.
• Ein drittes Blatt je Fahrschüler, auf dem du Theoriethemen und Sonderfahrten abhakst.

Mit einem Fahrlehrer und einem festen Stamm an Fahrschülern funktioniert eine Excel-Tabelle erstaunlich lange. Ehrlich gesagt bricht sie an vier Stellen, und zwar fast immer in dieser Reihenfolge:

• Anfragen — Fahrschüler fragen per WhatsApp, Telefon und am Ende der Fahrstunde nach Terminen. Jede Anfrage musst du selbst in die Tabelle übertragen, und wer zuerst gefragt hat, steht nirgends.
• Absagen — die Tabelle weiß nicht, wann abgesagt wurde. Ob die Ausfallgebühr fällig ist, hängt dann am Gedächtnis und am Ton der Nachricht.
• Ausbildungsstand — welche Theoriethemen und Sonderfahrten einem Fahrschüler noch fehlen, steht verteilt auf drei Blättern. Vor der Prüfung suchst du es zusammen.
• Monatsende — die Rechnung entsteht, indem du die Fahrstunden jedes Fahrschülers aus dem Plan zählst. Spätestens mit dem zweiten Fahrlehrer gibt es mehrere Versionen der Datei.

Eine App löst nicht das Planen, aber das Abtippen. Der Wochenplan bleibt deiner, nur kommen die Buchungen nicht mehr über dein Handy herein, sondern landen direkt im Plan. So läuft es in Timeplanned:

• Du wählst beim Start „Fahrschule“ und deine Klassen. Die Theorieabende, buchbare Fahrzeiten von Montag bis Freitag in 45-Minuten-Einheiten und eine 24-Stunden-Absageregel sind dann schon angelegt, und du passt Zeiten und Preise an.
• Fahrschüler melden sich im Portal am Handy an. Einen Platz im Theorieabend buchen sie selbst, er ist sofort bestätigt, und die Teilnehmerzahl begrenzt du.
• Für eine Fahrstunde sieht der Fahrschüler die freien 45-Minuten-Zeiten seines Fahrlehrers und schickt eine Anfrage. Der Fahrlehrer bestätigt sie auf der Startseite mit einem Tipp, und der Fahrschüler bekommt eine E-Mail.
• Bei Fahrschülern unter 18 buchen und fragen die Eltern an.
• Jede Fahrstunde trägt ihr Thema, etwa Überland, und jeder Theorieabend das Thema aus der Rotation. Nach dem Termin wird daraus der Ausbildungsstand und, bei Abrechnung nach Aufwand, am Monatsende die Rechnung.

Ob Papier, Excel oder App: Stell dir vor der Entscheidung diese Fragen. Kann ein Fahrschüler ohne Anruf einen Termin anfragen? Siehst du auf einen Blick, wer welche Sonderfahrt noch braucht? Ist die Absageregel bekannt, bevor jemand bucht? Und wie lange dauert dein Monatsende?

Wenn du zwei dieser Fragen mit „ich weiß es aus dem Kopf“ beantwortest, ist der Plan zu groß für die Tabelle geworden.

Wie das für eine ganze Fahrschule aussieht, vom Theorieabend über den Ausbildungsnachweis bis zur Monatsrechnung per SEPA, zeigt die Seite Timeplanned für Fahrschulen. Theorieinhalte und Prüfungsvorbereitung gehören nicht dazu, dafür behalten deine Fahrschüler ihre Lern-App. Du kannst Timeplanned 60 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.