ZPP-Anwesenheitsliste im Präventionskurs: 80-Prozent-Regel, Pflichten, Praxis

Die Erstattung läuft über die Teilnehmenden: Sie zahlen den Kurs zunächst selbst und reichen deine Teilnahmebescheinigung bei ihrer Krankenkasse ein. Ohne saubere Anwesenheitsdokumentation kannst du keine ehrliche Bescheinigung ausstellen, und deine Teilnehmenden bleiben auf den Kosten sitzen.

Dazu kommt dein eigenes Risiko: Wer Bescheinigungen ausstellt, die nicht durch eine Dokumentation gedeckt sind, gefährdet die eigene Glaubwürdigkeit gegenüber Kassen und ZPP. Eine lückenlose Liste schützt beide Seiten.

Als Faustregel gilt: Wer mindestens etwa 80 Prozent der Kurseinheiten besucht hat, bekommt die Teilnahmebescheinigung. Bei einem klassischen 8-Wochen-Kurs heißt das: höchstens ein bis zwei verpasste Einheiten, je nach Vorgabe der jeweiligen Kasse.

Wichtig für deine Praxis: Die genaue Schwelle und die Erstattungshöhe unterscheiden sich zwischen den Kassen. Verspreche deinen Teilnehmenden deshalb keine konkreten Erstattungsbeträge, sondern verweise auf die jeweilige Kasse. Deine Aufgabe ist die korrekte Dokumentation, nicht die Erstattungszusage.

Die meisten Dokumentationsprobleme entstehen in Woche eins, nicht in Woche acht. Drei Dinge lohnt es, vor der ersten Einheit zu klären:

Erstens: Schließe die Teilnehmerliste zum Kursstart. Ein Kurs mit 8 Einheiten ist eine feste Gruppe, und die Arithmetik ist gnadenlos zu Nachzüglern: Wer bei Einheit 3 einsteigt, hat schon zwei Einheiten verpasst und kann höchstens 6 von 8 erreichen — 75 Prozent, unter der üblichen Schwelle. Sag das einem Nachzügler ehrlich, bevor du sein Geld nimmst; ein Platz in deinem nächsten Kurs hilft ihm mehr als ein Kurs, den er auf dem Papier nicht abschließen kann.

Zweitens: Entscheide, wann du erfasst — hake die Anwesenheit direkt nach jeder Einheit ab, nicht aus dem Gedächtnis am Kursende. Eine in Woche acht rekonstruierte Liste ist genau die Sorte, der Kassen keinen Grund haben zu vertrauen — und du auch nicht. Drittens: Erkläre die 80-Prozent-Regel in der ersten Einheit. Wer weiß, dass ein verpasster Abend Folgen hat, plant darum herum, und am Bescheinigungstermin ist niemand überrascht.

Eine prüffeste Dokumentation pro Kurs enthält:

• Kursname, Kurszeitraum und die einzelnen Termine (z. B. 8 Einheiten mit Datum).
• Alle Teilnehmenden mit Name, jeweils pro Termin als anwesend oder fehlend markiert.
• Nachträge nachvollziehbar (wenn jemand nachmeldet, nicht einfach überschreiben).
• Am Kursende: besuchte Einheiten pro Person als Zahl und in Prozent.

Nimm einen Abendkurs mit 8 Einheiten. Teilnehmerin A besucht alle acht: 100 Prozent, Bescheinigung ausgestellt, keine Diskussion. Teilnehmer B verpasst eine Einheit in Woche vier: 7 von 8 sind 87,5 Prozent, komfortabel über der Schwelle — Bescheinigung ausgestellt.

Teilnehmerin C verpasst die Einheiten 4 und 7: 6 von 8 sind 75 Prozent. Das ist die Grauzone. Manche Kassen akzeptieren das, andere nicht — und diese Entscheidung liegt bei ihnen, nicht bei dir. Deine Aufgabe ist präzise und ehrlich: Über die Bescheinigung entscheidet die Schwelle, die du konsequent anwendest, und die Liste sagt 6 von 8 besucht. Was du nie tust: 75 aus Gefälligkeit auf „rund 80“ aufrunden. Die Gefälligkeit wird dein Problem, sobald eine Kasse genau hinschaut — und sie ist unfair gegenüber allen, die ihre Woche umgebaut haben, um wirklich da zu sein.

Das Beispiel zeigt auch, warum Prozente gerechnet und nicht geschätzt werden: Bei 8 Einheiten macht eine einzige Fehlzeit den Unterschied zwischen 87,5 und 75 Prozent — ein einziger Abend entscheidet über die Bescheinigung.

Die Papierliste im Kursraum funktioniert, bis sie verloren geht oder jemand die Prozente von Hand ausrechnen muss. Excel funktioniert, bis mehrere Kurse parallel laufen und Nachzügler einsteigen.

In Timeplanned hakst du die Anwesenheit direkt nach jeder Einheit ab, pro Teilnehmer:in und Termin. Die besuchten Einheiten und Prozente stehen jederzeit fest, am Kursende siehst du sofort, wer die Schwelle erreicht hat. Die gleiche Anwesenheit speist übrigens auch deine Monatsabrechnung, falls du neben Präventionskursen auch laufenden Unterricht abrechnest. 60 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

Anders als im Einzelunterricht gibt es im Präventionskurs selten Nachholtermine: Die Einheit findet statt oder nicht. Fällt eine Einheit durch dich aus, verschiebt sich der Kurs, und die Anwesenheitsquote bezieht sich auf die tatsächlich stattgefundenen Einheiten. Wie du mit kurzfristigen Absagen im Einzelunterricht umgehst, behandelt unser Ratgeber zum Ausfallhonorar.

Eine ordentliche Liste pro Einheit deckt die normalen Wochen ab. Diese Situationen sind es, die Listen unsauber machen — und so löst du jede davon:

• Zu spät gekommen, früher gegangen — lege vorab eine konsistente Regel fest, zum Beispiel: anwesend heißt mehr als die Hälfte der Einheit dabei. Wende sie bei allen an und notiere echte Abweichungen („30 von 75 Minuten dabei, als fehlend gezählt“), statt still von Fall zu Fall zu entscheiden.
• Eine Einheit fällt durch dich aus — der Kurs verlängert sich oder die Einheit wird nachgeholt; in keinem Fall zählt sie für irgendjemanden als Fehlzeit, und die Quote wird über die tatsächlich stattgefundenen Einheiten gerechnet. Halte den Ausfall selbst fest, damit die acht geplanten und die acht gehaltenen Termine abgleichbar bleiben.
• Jemand wechselt zwischen deinen Parallelkursen — die Donnerstags- statt der Dienstagseinheit zu besuchen kann bei gleichem Kursinhalt in Ordnung sein, aber die Liste muss das pro Einheit ausdrücklich sagen. Zwei halb geführte Listen, die nur du im Kopf zusammenführen kannst, sind keine Dokumentation.
• Nachträgliche Korrekturen — ein vergessener Haken passiert. Trage ihn mit Vermerk nach, überschreibe nie stillschweigend. Eine Liste mit sichtbaren, datierten Korrekturen ist glaubwürdiger als eine verdächtig perfekte.
• Nach Kursende — heb die Liste auf. Teilnehmende reichen Bescheinigungen Wochen oder Monate später ein, und Rückfragen landen bei dir. Eine Liste, die du auf Nachfrage vorlegen kannst, ist der ganze Sinn der Übung.