Ausfallhonorar in der Nachhilfe: So regelst du kurzfristige Absagen fair

Rechne kurz nach: Bei 20 Unterrichtsstunden pro Woche und nur einer kurzfristigen Absage wöchentlich fehlen dir bei 40 Euro pro Stunde rund 160 Euro im Monat, fast 2.000 Euro im Jahr. Die abgesagte Stunde kannst du selten neu vergeben, denn andere Schüler haben feste Termine.

Dazu kommt ein psychologischer Effekt: Wer weiß, dass eine Absage nichts kostet, sagt leichter ab. Eine klare Regel senkt nicht nur deinen Verlust, sie senkt auch die Zahl der Absagen selbst.

Grundsätzlich gilt: Was du mit deinen Kunden vertraglich vereinbarst, zählt. Ohne Vereinbarung stehst du bei Absagen meist mit leeren Händen da. Mit einer transparenten, vorab akzeptierten Regel ist ein Ausfallhonorar dagegen üblich und anerkannt, ähnlich wie bei Arzt- oder Physiotherapiepraxen.

Wichtig sind drei Punkte: Die Regel muss vor der ersten Stunde vereinbart sein (nicht nachträglich), sie muss klar formuliert sein (Frist, Höhe, Ausnahmen), und sie darf nicht unangemessen benachteiligen. Eine 100-Prozent-Berechnung ohne jede Ausnahme bei Krankheit gilt schnell als unfair.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel lohnt ein kurzer Check deiner Formulierung durch eine Anwältin oder einen Anwalt.

In der Praxis hat sich eine einfache Staffel bewährt, die du in deine Unterrichtsvereinbarung oder AGB aufnimmst:

• Absagen bis 24 Stunden vor der Stunde: kostenfrei, die Stunde wird nachgeholt oder entfällt ohne Berechnung.
• Absagen unter 24 Stunden oder Nichterscheinen: Die Stunde wird zu 100 Prozent berechnet, ein Nachholtermin ist freiwillig.
• Bei nachgewiesener Krankheit: kostenfrei, gegen kurze Mitteilung vor dem Termin.
• Sagst du selbst ab, entsteht selbstverständlich keine Berechnung, und du bietest zeitnah einen Ersatztermin an.

Die 24-Stunden-Staffel ist ein solider Standard, aber ihre drei Stellschrauben solltest du bewusst festlegen, statt sie einfach zu übernehmen. Jede ist ein Abwägen zwischen deinem Schutz und der Flexibilität der Familie:

• Absagefrist — 24 Stunden sind der Standard für wöchentlichen Einzelunterricht und für Eltern leicht zu merken. Wähle 48 Stunden nur, wenn dir der zusätzliche Tag wirklich etwas bringt, etwa eine Warteliste von Schülern, die freigewordene Termine übernehmen. Eine längere Frist, die du gar nicht nutzen kannst, ist reine Reibung für Familien und lässt die Regel willkürlich wirken.
• Höhe — 100 Prozent sind vertretbar, wenn dein Kalender voll ist und eine abgesagte Stunde tatsächlich nicht neu vergeben werden kann. 50 Prozent passen besser, wenn du noch im Aufbau bist, gelegentlich einen Termin neu besetzen kannst oder in einem Umfeld unterrichtest, in dem eine volle Berechnung dich Familien kosten würde. Wofür du dich auch entscheidest: Schreib die Zahl schwarz auf weiß — „es kann eine Gebühr anfallen“ überzeugt niemanden.
• Nachholtermin statt Berechnung — einen Ersatztermin anzubieten, statt zu berechnen, ist großzügig, wenn deine Woche Lücken hat, die das auffangen. Bei vollem Kalender ist es ein versteckter Rabatt: Du arbeitest die Stunde zweimal für eine Bezahlung. Viele Nachhilfelehrer bieten einen Nachholtermin pro Halbjahr als Kulanz an und berechnen alles darüber hinaus.

Angenommen, zwei Nachhilfelehrer geben je 20 Wochenstunden zu 40 Euro. Lehrer A hat keine Regel. Eine Stunde pro Woche wird kurzfristig abgesagt — eine völlig normale Quote, wenn Absagen nichts kosten — und nichts davon wird berechnet: rund 160 Euro Verlust im Monat, knapp 1.900 Euro über ein Unterrichtsjahr.

Lehrer B nutzt die 24-Stunden-Regel, vor der ersten Stunde kommuniziert. Zwei Dinge ändern sich. Erstens kommen die meisten Absagen jetzt früher, weil Eltern am Vorabend in den Kalender schauen, statt eine Stunde vorher zu schreiben — und aus einer frühen Absage lässt sich oft noch in derselben Woche ein Nachholtermin machen. Zweitens werden die wirklich kurzfristigen Absagen berechnet. Die unbezahlte Lücke von Lehrer B schrumpft auf fast null — bei identischer Unterrichtsarbeit ein Unterschied von weit über tausend Euro im Jahr.

Beachte, woraus der Gewinn tatsächlich entsteht: meist nicht aus den berechneten Ausfallhonoraren, sondern aus Stunden, die einfach stattgefunden haben, weil rechtzeitig umgeplant wurde. Eine gute Ausfallregel verdient ihr Geld überwiegend, ohne je durchgesetzt zu werden. Unterrichtest du auch Familien in den USA, gilt dieselbe Logik mit anderen Gepflogenheiten und Formulierungen — siehe unseren Ratgeber zur US-No-Show-Policy.

Der Ton entscheidet. Formuliere die Regel als Schutz für beide Seiten: Dein fester Termin ist für die Familie reserviert, im Gegenzug brauchst du Planbarkeit. Sprich die Regel im Erstgespräch aktiv an, statt sie im Kleingedruckten zu verstecken, und lass sie einmal schriftlich bestätigen. Wenn du drumherum eine vollständige Vereinbarung willst — Zahlungsmodalitäten, Ferien, Kündigung —, starte mit unserer Vorlage für Absageregeln im Unterricht.

Beim ersten Verstoß hilft Kulanz mit Ansage: einmalig nicht berechnen, aber freundlich auf die Regel verweisen. Ab dem zweiten Mal konsequent bleiben. Familien akzeptieren klare Regeln fast immer, wenn sie von Anfang an transparent waren.

Eine Ein-Satz-Regel deckt den Normalfall ab. Diese Situationen sind es, die wirklich zu Diskussionen führen — und so lösen erfahrene Nachhilfelehrer sie:

• Wiederholte Krankheit — die Krankheitsausnahme ist für echte Krankheit da, nicht als kostenloser Absagekanal. Ist derselbe Schüler zum dritten Mal im Halbjahr „krank“, stelle weiter kostenfrei, aber such das Gespräch: Vielleicht passt der Termin nicht mehr, und eine andere Uhrzeit hilft allen mehr als ein Muster aus Freitagserkältungen.
• Du sagst selbst ab — dann wird nichts berechnet und du bietest zeitnah einen Ersatz an. Sei hier streng mit dir selbst: Wer oft selbst absagt, hat wenig moralische Autorität, die Regel in die andere Richtung durchzusetzen.
• Technikausfall im Online-Unterricht — entscheidend ist, auf wessen Seite es hakt. Fällt deine Plattform oder Verbindung aus, zählt das als deine Absage; bricht das WLAN des Schülers nach fünf Minuten zusammen, ist das eine kurzfristige Absage auf seiner Seite. Beim ersten Mal kulant erlassen, das ausdrücklich sagen und danach die Regel anwenden.
• Wochen im Voraus bekannte Fehlzeiten — Klassenfahrten, Familienurlaub, Prüfungswochen. Das sind per Definition rechtzeitige Absagen, aber bitte Familien, sie zu Beginn des Halbjahres zu melden, damit du die Lücke einplanen kannst, statt sie am Sonntagabend zu entdecken.
• Probestunden — die höchste No-Show-Quote überhaupt, und ein Ausfallhonorar ist nicht durchsetzbar, weil noch keine Vereinbarung existiert. Versuch gar nicht erst zu berechnen; bestätige stattdessen den Termin am Vortag. Eine kurze Bestätigungsnachricht beseitigt die meisten geplatzten Probestunden.
• Kleingruppen — ein fehlender Schüler sagt nicht die Stunde ab, die Pro-Termin-Logik überträgt sich also nicht. Koppel die Bezahlung in Gruppen an den Kurs oder Monat statt an einzelne Anwesenheit und behandle das Ausfallhonorar als Instrument für den Einzelunterricht.

Eine Ausfallregel funktioniert nur, wenn du Absagen lückenlos festhältst: Wann kam die Absage, wie kurzfristig war sie, wurde nachgeholt oder berechnet? Ein Zettel oder eine Excel-Tabelle reicht dafür selten über einen ganzen Monat.

Genau dafür haben wir Timeplanned gebaut: Du markierst jede Stunde als stattgefunden, rechtzeitig abgesagt oder kurzfristig abgesagt, und am Monatsende steht automatisch fest, wer wie viele Stunden bezahlt. Die Monatsabrechnung entsteht aus der Anwesenheit, ohne Nachrechnen. 60 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.