Stornoregeln für Unterrichtsstudios: so schreibst du sie — mit Beispielklauseln

Ein Einzelunterrichts-Slot ist Inventar. Wird Dienstag 17 Uhr abgesagt, lässt sich genau diese Stunde kaum mit einem anderen Schüler füllen. Ohne Regel landet dieser Verlust jedes einzelne Mal bei der Lehrkraft.

Der zweite Effekt ist Verhalten. Wenn Absagen nichts kostet und keinen Aufwand macht, sinkt die Schwelle immer weiter. Viele Studios stellen fest, dass allein eine klare Regel die Zahl der kurzfristigen Absagen spürbar senkt.

Mach eine Zahl daraus. Eine Lehrkraft mit 20 wöchentlichen Schülern zu 40 Euro pro Stunde hat rund 80 Stunden-Slots im Monat. Wird eine Stunde pro Woche kurzfristig abgesagt oder unentschuldigt verpasst — eine normale Quote, kein Problemfall-Stundenplan —, sind das rund 160 Euro im Monat, knapp 2.000 Euro im Jahr, die ohne Regel stillschweigend geschluckt werden. Eine Stornoregel greift diese Zahl doppelt an: Ein Teil wird berechnet, und ein größerer Teil verschwindet ganz, weil Familien, die bei null Kosten beiläufig absagen, vorausplanen, sobald die Gebühr am selben Tag real ist. Der Rückgang der kurzfristigen Absagen ist meist mehr wert als die eingenommenen Gebühren.

In Japan sind Stornogebühren-Vereinbarungen grundsätzlich wirksam — aber Artikel 9 des Verbrauchervertragsgesetzes macht den Teil einer Gebühr unwirksam, der den durchschnittlichen Schaden des Anbieters übersteigt. Da sich ein abgesagter Einzelunterrichts-Slot meist nicht neu besetzen lässt, ist eine Gebühr bis zur Höhe des Stundenpreises ein vertretbares Niveau.

Drei Punkte zählen. Erstens: Die Regel vor der ersten Stunde vorlegen und bestätigen lassen — rückwirkende Regeln halten nicht. Zweitens: Fristen, Beträge und Ausnahmen klar aufschreiben. Drittens: einseitige Extreme vermeiden — 100 Prozent ohne jede Krankheitsausnahme läuft hohe Gefahr, als unfaire Klausel eingestuft zu werden.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Bei einem größeren Studio oder im Zweifel die Formulierung anwaltlich prüfen lassen.

Das Folgende ist ein Standard-Set für Einzelunterricht und kleine Klassen. Beträge und Fristen ans eigene Studio anpassen — wie, zeigt der nächste Abschnitt. Gerade für die No-Show-Klausel geht unser Guide zur No-Show-Policy tiefer:

• „Absagen bis zum Vortag der Stunde: kostenfrei. Die Stunde wird verlegt oder in den Folgemonat übertragen."
• „Absagen am selben Tag: 100 Prozent des Stundenpreises werden fällig (keine Nachholstunde)."
• „Fernbleiben ohne Nachricht (No-Show): 100 Prozent des Stundenpreises werden fällig."
• „Krankheit, die vor Stundenbeginn gemeldet wird: kostenfrei."
• „Sagt die Lehrkraft ab: kostenfrei, und eine Nachholstunde wird angeboten."

Die Beispielklauseln haben zwei Stellschrauben: die Frist für kostenfreie Absagen und die Gebührenhöhe. Stelle beide bewusst ein, statt fremde Zahlen zu kopieren.

Die Frist sollte am letzten Punkt liegen, an dem du den Slot realistisch noch nutzen könntest. Für Nachmittagsunterricht, den Eltern buchen, schlägt „bis 20 Uhr am Vortag" die Formel „24 Stunden vorher": Sie lässt dir den Abend, um die Stunde einer anderen Familie anzubieten, und sie ist eindeutig — eine 24-Stunden-Regel macht jede Unterrichtszeit zu ihrer eigenen Frist, und genau aus solchem Kleingedruckten entstehen Streitfälle.

Die Gebührenhöhe folgt derselben Durchschnittsschaden-Logik wie im Rechtsteil oben: Richte die Gebühr danach, was dich die Absage tatsächlich kostet.

• Fester wöchentlicher Einzel-Slot, keine Warteliste: kostenfrei bis zum Vortag, 100 Prozent am selben Tag. Die abgesagte Stunde lässt sich nicht neu verkaufen, die volle Gebühr spiegelt also den echten Schaden.
• Gruppenkurs mit Warteliste: Erwäge 50 Prozent für Absagen am selben Tag. Wird der Platz meist nachbesetzt, übertreibt die volle Gebühr deinen Schaden — und lädt genau die Anfechtung ein, die Artikel 9 möglich macht.
• Premium-Unterricht in großen Abständen — etwa ein monatliches Intensiv zum Mehrfachen deines üblichen Satzes: Eine längere Frist wie zwei oder drei Tage ist angemessen, weil ein teurer Slot länger braucht, um neu besetzt zu werden.
• Online-Unterricht: dieselben Regeln wie in Präsenz. Die Stunde ist genauso unbesetzbar; „war ja nur online" ist kein Rabatt.

Die meisten Streitfälle entstehen nicht aus den Standardklauseln, sondern aus Situationen, die die Regel nie erwähnt hat. Fünf lohnt es zu klären, bevor sie eintreten:

• Wetter und Verkehr: Taifunwarnungen, starker Schneefall, gesperrte Bahnlinien. Behandle sie als Absagen auf Lehrkraft-Seite — kostenfrei, mit Nachholstunde — und lege den Auslöser schriftlich fest (zum Beispiel: eine um 15 Uhr noch gültige Warnung sagt die Abendstunden ab), damit nicht bei jedem Sturm neu verhandelt wird.
• Probeschüler: Die Regel kann nicht gelten, bevor sie vereinbart wurde. Bestätige Probestunden einfach am Vortag per Nachricht; die Regel startet mit der Anmeldung.
• 10er-Karten: Definiere, was eine kurzfristige Absage in Karten-Einheiten kostet — üblicherweise ein Guthaben. „100 Prozent des Stundenpreises" ist mehrdeutig, wenn die Stunde vorausbezahlt war; wie Karten und Stornoregeln zusammenspielen, zeigt unser Guide zur 10er-Karte.
• Abgesagte Nachholstunden: Halte ausdrücklich fest, dass eine abgesagte Nachholstunde verfällt, statt eine weitere Nachholstunde zu erzeugen. Das ist das Leck, das leise unbegrenztes Verschieben wiederherstellt.
• Längere Krankheit oder Verletzung: Woche für Woche Ausnahmen zu stapeln hilft niemandem. Biete stattdessen an, den Vertrag einen Monat zu pausieren — die Familie behält den guten Willen, und die Regel bleibt für alle anderen intakt.

Der natürliche Begleiter der Stornoregel ist die Nachholstunden-Regel. Unbegrenzte Nachholstunden zwingen die Lehrkraft, jeden Terminplan doppelt zu führen — und stellen leise wieder „jederzeit kostenlos absagen" her.

Ein Set, das sich in der Praxis bewährt: höchstens eine Nachholstunde pro Monat, Einlösung im selben Monat, kein erneutes Verschieben einer Nachholstunde. Gruppenunterricht läuft meist ohne Nachholstunden — Fehlzeiten gelten als gehalten und sind im Monatsbeitrag eingepreist.

Erkläre die Regel persönlich in der Probestunde oder im Aufnahmegespräch und lass sie bei der Anmeldung schriftlich (oder im Anmeldeformular) bestätigen. Als Regel, die die Termine beider Seiten schützt — nicht das Einkommen der Lehrkraft — kommt sie deutlich besser an. Beim ersten Verstoß einmal kulant verzichten und freundlich an die Regel erinnern, ist der Standardzug.

Und: Eine Regel funktioniert nur mit Aufzeichnungen. Wann kam die Absage, war sie fristgerecht, wurde nachgeholt oder berechnet? In Timeplanned markierst du jede Stunde als gehalten, fristgerecht abgesagt, kurzfristig abgesagt oder No-Show — die Monatsabrechnung übernimmt es automatisch. Keine Wortgefechte mehr, keine vergessenen Berechnungen. 60 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.